pexels-photo-308798

In 4 stappen naar innovatiegericht opdrachtgeverschap

Ik heb opdracht geven altijd geassocieerd met onderhandelen, aanbestedingsregels en vaste prijs contracten. Ik zag veel voorbeelden met barse inkopers, bedrijfsjuristen en lange documenten met standaarden en minimumeisen. Wat vervolgens leidde tot een laagste prijs gunning, meerwerk claims en krampachtig toezicht op een opdracht. Een kopje thee waar ik liever bij wegbleef.

Opdracht geven en samen waardevol innoveren

Opdracht geven wilde in mijn hoofd niet samengaan met agile werken en ook niet met samen waardevol innoveren. Daarvoor had ik Covey’s wederzijdse afhankelijkheid nodig. Ik zocht ruimte voor creativiteit, elkaar eerst en vooral willen begrijpen. Ik ben op zoek gegaan naar win win verhoudingen en naar Rijnlandse uitgangspunten, zoals werken vanuit vakmanschap en expertise, transparantie en accountability. De ruimte om de ander, opdrachtgever of opdrachtnemer, zijn eigenheid te gunnen en daardoor een echt waardevol resultaat te laten ontstaan: innovatiegericht opdrachtgeverschap

Succesvol innovatiegericht samenwerken

Totdat ik hoorde dat het grootste projectenbedrijf van Nederland, Rijkswaterstaat, het anders doet. Ik zag het recent voor mijn neus, tussen een opdrachtgever en opdrachtnemer, heel anders verlopen. Natuurlijk had ik dat intuïtief eerder meegemaakt.

Die keer dat we als opdrachtnemer aangaven dat we, bij gebrek aan voorwaarden voor succes, geen interesse hadden in een opdracht. Waarna we een nieuwe samenwerking vormgaven en alsnog succes bereikten. Maar nu zag ik dat het ook grootschaliger en formeler mogelijk was. Er ontstaat daarmee ruimte, zelfs focus, voor kwaliteit, innovatie en ontwerp gebaseerd samenwerken.

Best Value methode

De “Beste Waarde” methode voor innovatiegericht opdrachtgeverschap, die Rijkswaterstaat gebruikt, is ontwikkeld door Dean Kashiwagi, hoogleraar aan Arizona State University.

1. Voorbereiding

In de voorbereiding focust de opdrachtgever in zijn model op de te behalen doelen, op basis van kwaliteit. Qua prijs start hij slechts met een plafondbedrag. Hoe minder eisen, hoe simpeler, hoe minder kaders voor de oplossing, hoe beter.

2. Beoordeling

In de beoordelingsfase worden de teams van opdrachtnemers, in het model als experts gezien. Om beoordeling van hun expertise mogelijk te maken stellen zij prestatieonderbouwingen beschikbaar met kwantitatieve bewijzen. Het is belangrijk dat deze zodanig geformuleerd zijn dat ook niet-experts deze kunnen beoordelen. Verder wordt middels interviews van experts uit de teams vastgesteld dat zij hun vak beheersen.

Belangrijke toetssteen: een echte expert overziet het geheel, focust op de doelen van de opdrachtgever, kan het helder en kort uitleggen, kan onderbouwen wat hij doet, heeft heldere metingen op prestaties en resultaat en heeft een unieke insteek.

Om zo groot mogelijke waarde te verkrijgen wordt een kansendossier beschikbaar gemaakt.

Om de uitkomst (steeds) voorspelbaarder te maken wordt een risico dossier met beheersmaatregelen, wederom met prestatie-onderbouwingen, gemaakt. Zo kan de opdrachtnemer worden gekozen die aantoonbaar/feitelijk de beste oplossing, de meeste aanvullende waarde en de meest betrouwbare uitvoering kan laten zien.

3. Onderbouwingsfase of concretiseringsfase

In de onderbouwingsfase of concretiseringsfase wordt veel geïnvesteerd in het helder krijgen van verwachtingen, over de gehele project en beheerfase heen: start met het einde in zicht. Zorgen worden expliciet gemaakt, prestaties transparant gemaakt, plannen in meer detail gesmeed. Er wordt samengewerkt om de plannen steeds beter te maken. Mocht de beoogd opdrachtnemer niet aan de eisen voldoet, dan kan de onderbouwingsfase opnieuw worden doorlopen met de expert die de een-na-beste inschrijving heeft ingediend. De concretiseringsfase wordt nog niet betaald maar is onderdeel van het gunningstraject

4. Uitvoering

Bij de uitvoering wordt op dagelijkse basis bijgesteld en wekelijkse reviews gedaan om zo effectief mogelijk te werken. De opdrachtnemer bepaald in de uitvoering het tempo. De opdrachtgever ondersteunt, observeert, luistert, stelt vragen, verschaft informatie. Het aantal beslismoment wordt hierdoor geminimaliseerd.

Ik zag dat innovatiegericht opdrachtgeverschap in de praktijk werkt. De doorlooptijd en afwijkingen leken verrassend minder dan gedacht. Maar vooral de creatieve ruimte in de goede samenwerking leidde tot extra waarde. De moeite waard om te proberen.

Deze blog verscheen eerder op www.trivento-spark.nl.




Aantal
0
shares
0
0